Vergaderen: een met koffie doordenkt ritueel of juist niet? Hoeveel vergaderingen heb je per week? Ga eens na wat de effectieve besteding eigenlijk was van de vergaderingen die je afgelopen maand hebt gehouden. En dan bedoel ik ook de meetings die je houdt met je collega’s en medewerkers. De zogenaamde bilateraaltjes.
Vergroot je effectiviteit
Om jouw effectiviteit te vergroten is het handig te weten welke stappen er zijn om een goede communicatie op te bouwen. Zoals gezegd moeten we een doel hebben om onze communicatie effectief te laten zijn. Maar dat is niet het enige. Nog belangrijker dan het doel, is het kader waarin dat doel behaald gaat worden.
Een voorbeeld
Je wilt met jouw team naar de Efteling. Jouw doel is het om de onderlinge verstandhouding tussen de teamleden te verbeteren. Het grotere kader is het terugdringen van het ziekteverzuim op je afdeling. Een nog groter kader is het vergroten van de winstgevendheid van het bedrijf. Prima idee toch? Laat nu de kaders eens weg. Of sterker nog verander het kader.
Een ander kader zou kunnen zijn: de aankomende bedrijfskampioenschappen. Ga eens na hoe jouw communicatie anders zal zijn binnen het ene en het andere kader. Maar ga ook eens na hoe de reactie zal zijn van jouw medewerkers.
Zo kunnen de doelen hetzelfde zijn. Maar wanneer het kader verandert, zal de interactie anders zijn. Een kader is enorm belangrijk voor het effect van jouw communicatie. Zelfs belangrijker dan het doel dat je voor ogen hebt.
Nu zul je misschien denken dat een kader niets anders is dan een hoger gesteld doel. En dat klopt. Maar hoe je dat noemt maakt niets uit. Het gaat erom dat je begrijpt hoe belangrijk het kader is.
Kader en doel. Klaar?
We hebben dus een kader en we hebben een doel. Dat kan dus niet meer misgaan zul je misschien denken. Nee dus! Want jouw rol is belangrijk. En daar bedoel ik mee: de rol die je aanneemt binnen het gestelde kader om een doel te bereiken.
Het maakt namelijk nogal een verschil of je als vader de vergadering leidt of als manager het vlees aansnijdt. Nu zijn dit natuurlijk vergezochte voorbeelden, hoewel er heel wat mensen zijn die nog steeds in de rol van hun werk zitten als ze thuiskomen.
Proberen?
Neem als voorbeeld het houden van functioneringsgesprekken. Het functioneringsgesprek is het kader, jouw doel is jouw medewerker iets duidelijk te maken. Welke rol kies je?
Ga eens even voor jezelf na wat de verschillende effecten zijn voor de onderstaande rollen:
– jouw rol als beste vriend;
– jouw rol als echtgenoot of echtgenote;
– jouw rol als leidinggevende;
– jouw rol als coach.
Geloof me, je zegt totaal andere dingen als vriend dan als coach. Maar die rollen maken het wel erg lastig. Want je wilt iemand helpen om beter te functioneren, maar je bent ook zijn of haar leidinggevende. Hoe ga je daarmee om?
Hier moet je dus grenzen stellen, kaders zetten. Zodat het voor de ander duidelijk wordt binnen welk kader het gesprek plaatsvindt en wie iemand tegenover zich heeft.
Een testje
Denk eens terug aan drie verschillende situaties waarbij je je goed voelde. Een conflict met iemand, of iemand die jou niet begreep. Misschien iemand die iets anders deed dan werd gevraagd of helemaal niet deed wat hem werd gevraagd.
Vraag jezelf nu eens af:
- Was het kader duidelijk?
- Was mijn rol duidelijk?
- Had ik wel een doel?
Schrijf dat eens naast elkaar op en misschien herken je er iets in. Nu kan het zijn dat deze drie zaken wel aanwezig waren. Dan heeft het waarschijnlijk aan één van de volgende oorzaken gelegen:
- er was geen goed contact tussen beiden;
- er werden geen afspraken gemaakt.
Goed contact maken
Een goed contact betekent respect hebben voor een andere kijk op de zaak. Inlevingsvermogen hebben en bereid zijn de ander te leiden en te volgen. Een voorwaarde voor goed contact is de mate van vertrouwen en het gevoel van veiligheid dat er tussen gesprekspartners is.
En dan...actie!
Vaak worden er echt goede gesprekken gevoerd, maar worden er geen afspraken gemaakt over wie wat zou doen. Daar krijg je dan uiteindelijk ook weer een naar gevoel van. Leg dus concreet vast wat en wie, wanneer iets doet.
5 essentiële voorwaarden voor een effectieve vergadering
Deze vijf stappen zijn essentieel in het communicatieproces. Wanneer één stap ontbreekt, is goede communicatie niet mogelijk. Terug naar de vergadering. Hoe kun je deze vijf stappen toepassen op vergaderingen? Eigenlijk heel simpel. Namelijk precies hoe het er staat.
- Wat is het kader van deze vergadering? Wat is het kader van dit agendapunt? Vergaderingen lopen vaak uit omdat er veel wordt gesproken over zaken die buiten het kader vallen, tot en met privé-gesprekken toe.
- Welke rol heb ik in de vergadering, bij dit agendapunt? Ben je de voorzitter, de manager, MT-lid?
- Wat is het doel van de vergadering en dit agendapunt? Wat wil je ermee bereiken en binnen welk kader?
- Zijn de deelnemers goed op elkaar afgestemd, is er respect, vertrouwen en veiligheid?
- Hoe worden concrete afspraken gemaakt, zijn die concreet genoeg?